Akınsoft Wolvox Doküman Takip Modülü | Bursa Akınsoft Ana Bayi Mert Bilişim Hizmetleri

• Merkezi doküman yönetimi (tek merkez, tüm dosyalar)

  • Farklı bilgisayarlarda dağınık durumda olan sözleşme, teklif, garanti belgesi, rapor ve projeleri tek sistemde toplarsınız.

  • Dokümanlar Wolvox veritabanı mantığında kayıtlı olduğundan, ilgili kayıtla birlikte listelenir.

• Cari / proje / servis / ürün ile ilişkilendirme

  • Dokümanları sadece klasörle değil, kayıtla ilişkilendirirsiniz:

    • Cari kart → sözleşmeler, teklif PDF’leri, resmi evraklar

    • Servis kaydı → imzalı servis formu, fotoğraflar, teknik rapor

    • Proje/şantiye → keşif, çizim, hakediş ve resmî yazışmalar

    • Ürün/seri no → garanti belgesi, kullanım kılavuzu, servis geçmişi

• Doküman türleri ve kategoriler

  • “Sözleşme, Teklif, Fatura, Garanti, Proje Çizimi, Rapor, İç Yazışma” gibi kategoriler tanımlayıp, dokümanları bu türlere göre gruplayabilirsiniz.

• Not, etiket ve açıklama alanları

  • Her dokümana açıklama notu ve etiket ekleyerek; arama yaparken bu etiketler üzerinden de erişim sağlayabilirsiniz (örn: “2025 kampanyası, proje-a, şube-3”).

• Yetki bazlı erişim

  • Her kullanıcının her dokümana erişmesini istemeyebilirsiniz:

    • Satış → sadece kendi teklif ve sözleşmelerini görsün

    • Servis → servis formları ve teknik çizimlere erişsin

    • Yönetim → tüm sözleşme ve raporları görebilsin

  • Kullanıcı ve grup bazlı yetki kurgusuyla bunu ayarlayabilirsiniz.

• Versiyon takibi ve revizyon düzeni (kurgulanabilir)

  • Aynı dokümanın farklı versiyonlarını açıklama ve isimlendirme ile düzenli takip edebilir; hangi versiyonun en güncel olduğu konusunda kafa karışıklığını azaltırsınız.

• Hızlı arama ve filtreleme

  • Cari, tarih, kategori, açıklama veya etiket bilgisine göre doküman arayabilir; aradığınız dosyayı klasör klasör gezmeden saniyeler içinde bulabilirsiniz.

• Wolvox ERP ile tam entegrasyon

  • Doküman Takip modülü; Wolvox ERP, Servis, Lokasyon Yönetimi, Proje, Otel, Restoran, Hızlı Satış gibi modüllerle birlikte çalışabilir; böylece “doküman” işin doğal parçası olur.

Neden Mert Bilişim Hizmetleri?

Bursa Akınsoft Ana Bayi olarak; doküman yönetimi ihtiyacı olan birçok farklı yapıda (bilişim, teknik servis, üretim, proje firmaları, sağlık, eğitim, hukuk, danışmanlık, inşaat vb.) Wolvox çözümleriyle proje geliştirdik.

Sadece “modül satışı” yapmıyoruz;

• İş modelinize uygun doküman kurgusu (hangi evrak hangi kayda bağlanacak, kategoriler nasıl olacak),

• Kurulum ve teknik yapılandırma,

• Kullanıcı eğitimleri,

• Sonrasında WhatsApp + uzaktan bağlantı ile sürekli destek

sağlıyoruz.

Bursa merkezli olmamıza rağmen, Türkiye’nin her yerine uzaktan kurulum, telefon ve online eğitim ile destek veriyoruz.

1. İş Süreçlerinin Analizi

   • Hangi dokümanları yönetmek istiyorsunuz?

     • Sözleşme, teklif, proje dokümanı, servis formu, garanti belgesi, resmi evrak vb.

   • Hangi modüllerle entegre olacak?

     • Cari, Servis, Proje, Lokasyon, Ürün/Seri No vb.

   • Kim hangi dokümanlara erişebilmeli?

2. Lisanslama ve Modül Planlaması

   • Kaç kullanıcı doküman yönetimi yapacak?

   • Tek şirket/tek şube mi, çoklu yapı mı?

   • Bunlara göre Akınsoft lisans yapısı planlanır.

3. Teknik Kurulum

   • Wolvox ERP ve Doküman Takip modülü kurulur veya mevcut kurulum üzerine entegre edilir.

   • Doküman klasör yapısı ve veritabanı ile ilgili temel ayarlar yapılır.

4. Kategori ve Tür Tanımları

   • Doküman türleri (Sözleşme, Teklif, Garanti, Rapor, Çizim vb.) ve kategoriler tanımlanır.

   • Etiketleme standardı belirlenir (örn: yıl-şube-proje kodu).

5. Yetki Yapısının Oluşturulması

   • Kullanıcı/grup bazlı yetki matrisleri hazırlanır:

     • Kim doküman ekleyebilir,

     • Kim silebilir,

     • Kim sadece görüntüleyebilir.

6. Pilot Kullanım (Gerçek Evraklarla Test)

   • Birkaç cari, servis kaydı, proje vb. üzerinde örnek dokümanlar eklenir.

   • Arama, filtreleme ve erişim yetkileri gerçek senaryolarla test edilir.

7. Kullanıcı Eğitimi

   • Satış, servis, proje ve yönetim ekiplerine;

     • Doküman ekleme,

     • Kayıtla ilişkilendirme,

     • Arama ve raporlama ekranları
       adım adım anlatılır.

8. Sürekli Destek

   • Yeni kategori, yeni yetki grubu, ek dosya alanı vb. ihtiyaçlarda Mert Bilişim Hizmetleri olarak WhatsApp ve uzaktan bağlantı ile desteğe devam ederiz.

1. Dokümanlar programın içinde mi saklanıyor, klasörlerde mi?
Bu, kurulumda birlikte belirleyeceğimiz mimariye bağlıdır.
Genel mantık: dokümanlar sistemli bir klasör/dizin yapısında saklanır, Wolvox ise bu dokümanları ilgili kayda bağlayarak erişimi kolaylaştırır. Böylece hem düzenli bir klasör yapısı, hem de program içinden hızlı erişim sağlanır.

2. Doküman Takip modülü olmadan da dosya ekleyemez miyim?
Bazı temel ek alanlar olabilir; ancak Doküman Takip modülü:

• Kategori/tür/etiket yapısı,

• Yetki yapısı,

• Geniş çaplı arama ve raporlama
  sunarak doküman yönetimini kurumsal seviyeye taşır.

3. Hangi sektörler için uygun?

• Teknik servis ve saha ekipleri

• Proje ve inşaat firmaları

• Bilişim ve teknoloji şirketleri

• Sağlık, eğitim, hukuk, danışmanlık

• Üretim ve sanayi işletmeleri
  Yani doküman trafiği olan tüm işletmeler için uygundur.

4. Sadece Bursa’daki firmalar mı sizden destek alabiliyor?
Hayır
Mert Bilişim Hizmetleri, Bursa Akınsoft Ana Bayi olarak;

• Türkiye’nin her yerine uzaktan kurulum,

• Online eğitim,

• WhatsApp ve uzaktan bağlantı ile sürekli destek

vermektedir.