Akınsoft Wolvox e-Arşiv Gelen Kutusu Modülü | Bursa Akınsoft Ana Bayi Mert Bilişim Hizmetleri

• Gelen e-Arşiv faturaları tek ekranda görüntüleme

  • Farklı mail hesaplarından, entegratörlerden ya da dış kaynaklardan aldığınız e-Arşiv faturaları Wolvox içinde tek ekranda listelenebilir.

• PDF önizleme ve detay kontrolü

  • Faturayı içe aktarmadan önce PDF olarak görüntüleyip; firma, tarih, KDV, satırlar, toplam tutar gibi alanları kontrol edebilirsiniz.

• Alış / masraf faturası olarak içe aktarma

  • Onayladığınız e-Arşiv faturalarını;

    • Alış faturası,

    • Masraf faturası / gider fişi
      olarak Wolvox ERP’ye aktararak stok, cari ve gider kayıtlarınızı otomatik oluşturabilirsiniz.

• Stok / hizmet / masraf kartları ile eşleştirme

  • Sık gelen tedarikçiler için satır eşleştirme yaparak; tekrar eden faturaları çok daha hızlı içe aktarır, satırları doğru stok veya hizmet kartlarına bağlarsınız.

• Cari hesap entegrasyonu

  • Gelen e-Arşiv faturaları ilgili tedarikçi veya müşteri cari kartıyla eşleştirilebilir; böylece cari ekstreleriniz ve borç–alacak bakiyeleriniz doğru oluşur.

• Filtreleme ve arama

  • Tarih aralığı, cari, tutar, belge numarası gibi kriterlere göre gelen e-Arşiv faturalarınızı filtreleyip arayabilirsiniz.

• Toplu içe aktarma ve raporlama

  • Seçili faturaları toplu içe aktarabilir, belirli dönemdeki e-Arşiv giderlerinizi Excel veya PDF raporlarıyla analiz edebilirsiniz.

• Wolvox ERP ve e-Fatura / e-İrsaliye altyapısıyla uyum

  • e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Arşiv süreçlerinizi Wolvox içinde entegre şekilde yönetebilir, tüm e-belgeleri tek ekosistemde tutabilirsiniz.

Neden Mert Bilişim Hizmetleri?

Bursa Akınsoft Ana Bayi olarak, Wolvox ERP ve e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye / Gelen Kutusu modüllerini yıllardır market, perakende, üretim, hizmet, e-ticaret, toptan gibi birçok farklı sektörde projelendirmiş durumdayız.

Sadece “modül satışı” yapmıyoruz;

• İhtiyaç analizi,

• Kurulum,

• E-Dönüşüm başvuru ve entegrasyon süreçleri,

• Personel eğitimi,

• Sonrasında WhatsApp + uzaktan bağlantı ile devam eden destek veriyoruz.

Bursa merkezli olmamıza rağmen, Türkiye’nin her yerine uzaktan kurulum, telefon ve online eğitim ile destek sağlıyoruz.

• Ön Görüşme ve Mevcut Durum Analizi

  • e-Arşiv kullanım durumunuz, hangi entegratör/servisle çalıştığınız, faturaların size şu anda nasıl ulaştığı (mail, portal vb.) analiz edilir.

  • Mevcut Wolvox ERP lisanslarınız, e-Fatura/e-Arşiv durumunuz ve şirket/şube sayınız kontrol edilir.

• Lisanslama ve Modül Planlaması

  • e-Arşiv Gelen Kutusu modülü için gerekli lisanslar; kullanıcı, şirket ve şube yapınıza göre planlanır.

  • Gerekirse ek e-Dönüşüm lisansları (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye vb.) gözden geçirilir.

• Teknik Kurulum ve Bağlantı Ayarları

  • Sunucu/PC tarafında gerekli modül kurulumları yapılır.

  • Entegratör veya mail altyapınızla e-Arşiv faturalarının Wolvox’a alınacağı yapı kurgulanır.

  • Test amaçlı birkaç e-Arşiv faturası üzerinden içe aktarma denenir.

• Eşleştirme Kurallarının Tanımlanması

  • Sık çalıştığınız tedarikçiler için stok/hizmet/maliyet eşleştirmeleri yapılır.

  • Gider türleri, KDV oranları ve masraf merkezleri ile ilgili temel kurallar tanımlanır.

• Pilot Kullanım (Gerçek Faturalarla Test)

  • Canlı e-Arşiv faturalarınız üzerinden birkaç günlük pilot kullanım yapılır;

    • Listeleme,

    • PDF görüntüleme,

    • Alış/masraf faturası olarak içe aktarma,

    • Cari ve stok kayıtlarının doğru oluşması
      birlikte kontrol edilir.

• Kullanıcı Eğitimi

  • Muhasebe ve ilgili departmanlara;

    • Gelen kutusu ekranı,

    • Filtre ve arama,

    • Satır eşleştirme,

    • Toplu içe aktarma,

    • Raporlama
      adım adım gösterilir.

• Sürekli Destek

  • Entegratör değişimi, yeni şube/şirket eklenmesi, süreç değişiklikleri vb. durumlarda Mert Bilişim Hizmetleri olarak WhatsApp ve uzaktan bağlantı ile desteğe devam ederiz.

1. e-Arşiv Gelen Kutusu olmadan da gelen e-Arşiv faturalarını kullanamaz mıyım?
Kullanırsınız ama süreç şöyle olur:

• Faturalar mail olarak gelir,

• PDF’leri tek tek indirip klasörlere kaydedersiniz,

• Wolvox’a elle girersiniz.

Bu hem zaman kaybı, hem de hata riskidir. e-Arşiv Gelen Kutusu ile:

• Faturalarınızı tek ekrandan listeler,

• PDF’lerini program içinden görür,

• Tek tıkla alış/masraf faturası olarak içe aktarırsınız.

2. e-Arşiv Gelen Kutusu ile e-Fatura Gelen Kutusu birlikte çalışabilir mi?
Evet. e-Fatura ve e-Arşiv, farklı e-belge türleridir;

• e-Fatura Gelen Kutusu e-Fatura belgelerini,

• e-Arşiv Gelen Kutusu ise e-Arşiv faturalarını yönetir.

Wolvox ERP içinde her ikisini de kullanarak, tüm e-belgelere tek sistemden hâkim olabilirsiniz.

3. Hangi büyüklükteki işletmeler için uygundur?

• Sık e-Arşiv faturası alan,

• Gider ve alışları düzenli takip etmek isteyen,

• PDF klasör karmaşasından kurtulmak isteyen her işletme için uygundur.

Küçük ölçekli işletmelerden, zincir mağaza ve çok şubeli yapılara kadar kullanılabilir.

4. Sadece Bursa’daki firmalar mı sizden destek alabiliyor?
Hayır 
Mert Bilişim Hizmetleri, Bursa Akınsoft Ana Bayi olarak;

• Türkiye’nin her yerine uzaktan kurulum,

• Online eğitim,

• WhatsApp ve uzaktan bağlantı ile sürekli destek hizmeti vermektedir.